Hoe pak je een slechtnieuwsgesprek aan?

Het Coachbureau | Het Slechtnieuwsgesprek

Veel leidinggevenden vinden het lastig om een “slechtnieuwsgesprek” te voeren met medewerkers. Ook wanneer de situatie soms gewoon niet anders is en wegen zich scheiden.

Op zo’n moment is het belangrijk dat helder en duidelijk wordt verteld waarom een contract niet wordt verlengd, of waarom de betrokken collega geraakt wordt door ontslag. Ongeacht of dat individueel is of wordt veroorzaakt door bijvoorbeeld een reorganisatie.

Wanneer je om de brij heen draait, bestaat de kans dat aan het eind van het gesprek de boodschap nog altijd niet helder is dat het werk gaat stoppen. Of, nog erger, dat je medewerker denkt dat het aan hem/haar zelf ligt, terwijl dat niet zo is. Zeker in situaties waarbij dit niet zo is, is het belangrijk dat dit duidelijk wordt. 

Voordat ik mijn huidige werk ging doen, ben ik jarenlang voorzitter van de ondernemingsraad van een groot, internationaal bedrijf geweest. Dit was midden in de “bankencrisis”. De reorganisaties vlogen ons om de oren, totdat ik uiteindelijk na 6 jaar bij nummer 12 of 13 zelf aan de beurt was. De managers die mij de mededeling deden, stapten zelf ook vol in de valkuil: op een gebrekkige en klungelige manier een vervelende boodschap overbrengen: niet aanvoelen hoe de ander erin staat en daarbij bovendien geen rekening houden met de belevingswereld van de medewerker die de boodschap in ontvangst moet nemen.

Gelukkig kan ik van mezelf op dat moment zeggen dat ik het voelde aankomen en mijn voorzorgsmaatregelen had genomen. Dat inzicht had ik door mijn ervaring met die eerdere 11 of 12 reorganisaties, maar wie neemt zoveel ervaring mee naar een gesprek waarin je boventallig wordt verklaard? Vrijwel niemand! En dan zit je daar en wordt er amper tijd genomen om je nogal knullig te vertellen dat je functie vervalt, maar dat je wel intern op andere vacatures kunt gaan solliciteren, al begrijpen ze ook wel als je dat niet wilt of kunt?

Het zal je maar gebeuren dat je zoiets totaal onvoorbereid in de schoot geworpen krijgt als medewerker (!)

Daarom hier een aantal tips, specifiek voor zij die de boodschap moeten brengen, hoe hiermee om te gaan: 

  • Plan niet een kwartier tot een half uur per gesprek, tenzij het door het aantal gesprekken echt niet anders kan. Neem de tijd en geef de ander de ruimte om het tot zich te nemen in een tempo dat aansluit bij de belevingswereld.
  • Draai er echter ook niet te lang om heen. Met andere woorden, het feit dat je iemand de tijd geeft om zich te realiseren wat er eigenlijk wordt gezegd, wil niet zeggen dat je het zo moet verpakken dat de boodschap niet overkomt. 
  • Wees duidelijk, vraag of de boodschap wordt begrepen. Als je daarover twijfelt, herhaal het dan nog een keer op een andere manier. Zorg ook dat je zeker weet dat 100% duidelijk is wanneer dit niets met de medewerker en zijn/haar functioneren te maken heeft. Iemand heeft mij ooit gezegd dat iedere getroffen medewerker die boventallig wordt op de tennisclub zonder gevoel van schaamte moet kunnen vertellen waarom hij/zij ontslagen wordt. Dat heb ik in mijn oren geknoopt en is een goed advies om op te volgen. 
  • Scheidt de mens en de functionaris. Dit ligt een beetje in het verlengde van de vorige tip, maar hij is breder toepasbaar. Wanneer iemand niet of onvoldoende functioneert, is het voor de meesten lastiger de boodschap over te brengen. Je medewerker komt in de functie niet goed uit de verf, maar dat zegt niets over de mens achter deze medewerker. De mens is niet minder waardevol omdat het in het werk niet goed gaat. Biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid aan om later nog een keer na te praten, of nodig ze uit een gesprek aan te gaan met bijvoorbeeld de afdeling Personeelszaken.

Samenvattend:  wees duidelijk, herhaal, wees respectvol, val de mens achter de medewerker niet aan en geef ruimte voor nabespreken op een later moment.

Wil je meer weten over hoe je een slechtnieuwsgesprek aanpakt? 

Ik help je graag bij dit proces, of je nu een leidinggevende bent die blijft worstelen met dit soort gesprekken of wanneer je als medewerker de klap van de boodschap niet goed kunt verwerken.

Wil je meer weten?

Met hartelijke groet, 

Marjolein